Todoリストを使って効率的に仕事をこなす方法

沢山の仕事を抱えていると、幾つか仕事をやり忘れる事があります。

忙しさのあまり、やらないといけない事をその辺の紙に書いてみたりスケジュール帳に書いてみたり。。。

そんな状況にいる方がいれば、TODOリストの活用をお勧めします。

と言うのも私が新入社員の頃、目に付いた仕事を片っ端から処理していく方法をとっていましたが、以下のような問題を抱えていました。

そこからいろんな書籍を読み漁り、先輩・同僚からアドバイスを頂き、TODOリストを上手く活用する事で問題を克服することが出ました。

この記事では、TODOリストを使ったことの無い人向けに、作り方から実際の運用方法まで詳しく解説していきます。

TODOリストを作る前のポイント

TODOとは「いつかはすべき事、しなければならない事」を意味しており、TODOリストとは「やる事を一箇所に纏めて一覧にしたリスト」を指します。

スマホの標準機能としてリマインダー等の様な名前で見たことがあるかもしれませんね。

ここで「一箇所に纏める」と言う事がキーワードになってきます。

体験談として、私は以前、この仕事はこのスケジュール帳に記載し、あの仕事はこの紙にメモする等、やるべき仕事をいろんな所にメモしていました。

ジャンルの違う仕事を別々に管理しているので、整理されておりよさそうに見えますが、この管理方法では一部のリストを見忘れるとそこに書いた仕事のやり忘れを引き起こします。

2〜3箇所程度に纏めるならまだ良いのですが、私は仕事の繁盛期に多い時では6つのリストを作っていた為、リストの確認漏れを起こしていました。

この事から、やるべき仕事は一箇所に集約し、その中でも種類の違う仕事はスペースを開ける等、自分がパッと見てわかる様に纏める必要があると学びました。

いよいよTODOリストを実際に作成していきます。

まずはタスク（やる事）を洗い出して見ましょう。

紙に書き出したり、エクセルに記載するのも良いです。

思い当たる仕事を片っ端から洗い出します。

複数の仕事があればそれぞれグループにして仕分けしておきます。

次に洗い出したタスクに期日の早いもの、重要性の高いものから処理する順番（優先順位）を付けていきます。

とりあえず、箇条書きにしたタスクの左側に数字やアルファベットを記載して順番を明確にします。

並びは後で書き直した方が分かりやすいですね。

どの仕事をいつ迄に終わらせる必要があるのかを把握する為に、タスクの右側に期日を記載します。

期日を記載することで、工程表の機能をTODOリストに組み込む事ができる為、記載しておくのがオススメです。

出来上がったリストを並び替えてみたり清書して見やすくすればTODOリストの完成です。

このリストを実際に運用して見ましょう。

まずは、これから取り掛かる仕事の左側に「→」の記号を記載し、現在進行中の仕事である事を示します。

その仕事が終わればその項目を見え消しなどして完了した事を示し、次の仕事は予め順番を決めているので、次点の仕事に「→」記号を記載。

この手順を繰り返しやっていく事で、今着手している仕事、すでに終わった仕事が明確になり、それぞれの仕事の進捗がパッと見てすぐ分かります。

闇雲に仕事していた時は、何が終わって何が終わっていないのか、その都度思い出したり悩んだりしていましたが、今回ご紹介したTODOリストを作って活用する事で、仕事の全貌を把握でき、それぞれの仕事の優先順位を明確にする事が出来ます。

そして、この方法が慣れてきたらご自身でアレンジする事をお勧めします。

私の場合、その仕事を処理するために費やす時間を追記してみたり、その仕事は他のメンバーに振って良いのか、それとも自分しか出来ないのかを分かる様に追記して運用しています。

とは言え、前述した3ステップの簡単な方法だけでも作業効率は飛躍的に上がるので、まだ作ったことが無い方はぜひ試して見てください。