日報であったり、出張報告書であったり、報告書は様々なシーンで作る機会があります。
自分のした仕事を上司や同僚等へ直接一人一人に説明して回る訳には行きませんので、報告書を一つ作成する労力で関係者全てに情報共有できる優れものですね。
しかし、報告書のまとめ方によっては何が決まったのか分かりずらかったり、読んだ人によって受け取り方が変わって来たりしては報告書のメリットが薄れてしまうので、伝えたい事を適切に効率よく纏める必要があります。
↓↓↓この記事で分かる事↓↓↓
-
- 最速で報告書纏める方法
- 伝えたい事がすぐ見て分かる纏め方
そもそも報告書とは
私たちは学生時代に幾度となく読書感想文を作った経験があると思います。
読書感想文では文末を「〜と思いました。」と言った表現で締めくくっている事とが殆どだと記憶していますが、読書感想文は学校の先生が見るもので、学生たちが本を読んで「何を感じたか？」を知る為の文章だったのでその表現で問題ありませんでした。
しかし、報告書はその表現では問題があります。
なぜかと言うと、主な読み手が会社の上司に変わる為です。
会社では「行った」「出席した」「目を通した」といった様な行動を行うと、その経験を踏まえて次はどうするかを示す必要があります。
従って、読書感想文で「〜と思いました。」で終わっていた所から一歩先の「〜と考えます。」まで方向性を示すことで報告書として成立します。
文章を作る際は、ある経験をした上で→どう感じたので→どの様に考えます。（行動します。）と言ったような流れになると自然な文章になるので意識して作文しましょう。
よく有る報告書の失敗談とその対策
まずは、報告書を作る際に失敗しがちな事を確認します。
失敗するポイントを確認しておく事で適切な報告書を作る事ができます。
多くこの方が後述する事に対して身に覚えがあるのではと思います。
作成するのが遅い
報告書を書き慣れていない人は何をどの様に纏めて良いのかさっぱり検討もつきません。
かくいう私も、始めて報告書を作るよう指示を受けた際、自分がした仕事については理解しているものの、その情報をどの様に纏めたら良いのか分からず出張先のホテルの一室で悩んでいました。
そうすると時間だけが過ぎてゆき、しまいには上司から「報告書を作るのにいつまで掛かっているの？」とお叱りを受けていました。
実際に行った（決まっている）事実を整理しましょう。
出来るなら箇条書きにするととても簡潔に要点を伝える事ができます。
尚、報告書の作り方は業種によって様々なので、先輩達がすでに作っている報告書真似できるなら真似するのが1番です。
上記の通り、私は出張先ですでに作ってある報告書を見れる状態にありませんでしたが、事前に確認しておけば良かったと後悔しました。
何を報告したいのか分かりにくい
文章を作る際、やってしまいがちなのが起承転結の構成で報告書を作る事です。
例えば、4月1日にA会社にリンゴを100個納めに行ったとします。
内容としてはとてもシンプルなのですが、起承転結で纏めてしまうと以下のような文章になります。
「3月上旬にA会社から見積もりが掛かり、〇〇円で打診しましたが少し安くして欲しいとお願いされたので△ △円にしたところ発注を頂けたので、納期の4月1日にリンゴを納めました。」
起承転結の文章構成は学生時代に嫌と言うほど教え込まれたので、殆どの方は身体に染み込んでいることでしょう。
書いてある事は間違いでは無いし、ぱっと見分かりやすく纏められているので良さそうに見えますが、ビジネスの世界ではこんな簡単な内容で報告書を纏める事はほぼ有りません。
出張先で溢れる程の仕事をこなして来たとします。
その内容を報告書に一つ一つ起承転結構成で纏めていたら、論文の様に大量の書類になってしまうからです。
そんな何十枚もの報告書を渡された上司の気持ちはいかがでしょうか？
「要点だけ教えて！」と私なら言ってしまいます。
前置きは長くなりましたが、上記の理由から報告書は必要な情報のみ簡潔に分かりやすく纏めましょう。
実際に報告書を作ってみる
上述した様な失敗に注意して実際に報告書を作成します。
先程の例を必要な情報を簡潔に纏めると以下の様にする事が出来ます。
-
- 日付 ： 4月1日
- 納品先 ： A会社
- 品種 ： リンゴ
- 数量 ： 100個
- 納品完了
実際に行った「事実」を箇条書きに纏めることで、パッと見て分かる構成に出来ました。
そして、納品時に追加発注を受けたとしても、「その他」「所感」等、別枠で簡潔に記載して既に終わったタスクとこれから発生するタスクで見分けが付き分かりやすくなります。
その他のテクニック
報告書の雛形を作る
日報や出張報告書など、シーンに合わせて様々なフォームがありますが、自分なりの報告書の纏め方を決めてティピカル（標準型）として残しておき、作成する折に文書をはめ込んで提出できる様にしておけば業務効率化が図れます。
フォントはゴシックを使う
報告書はPDFなどの電子データで回す場合はあまり気になりませんが、例えば日本でよく使われるのが明朝のフォントです。
筆で書いた様に線の太さに緩急がついているのでカッコ良い印象があるので私もよく使っていましたが、紙ベースで何度かコピーして行くと文字の細い部分から薄れていき、次第に読めなくなる為です。
極端な話に聞こえるかもしれませんが、文章管理期間が10年以上や永久保存する場合はこうした細かい所にも注意する必要があります。
声に出して読んでみる
文書が出来たら声に出して読んでみましょう。
箇条書きにしてあるところは良いのですが、事情が立て込んで長文となる場合もあるので、そうなった場合は句点（。）、読点（、）、スペースを適切に配置して読みやすくする必要があります。
声に出して読んでみると、読みにくい箇所を見つけらたら、そこは恐らく他の人が読むと分かりずらい箇所になります。
それは、自分は報告書の内容を理解しているので文章が歪でも問題ありませんが、他の人からすると読みにくい文書では理解できなかったり受け取り違いを起こしてしまう可能性がある為です。
まとめ
以上で報告書の作り方を体験談を基にご紹介してきました。
ちょっとした工夫ですが、上述した事を実践することで、余計な時間と労力を削減して周りの人たちよりも早くて分かりやすい報告書を作る事ができる様になります。
仕事が早いという事は他の人にも知れ渡るので、報告書はあの人にお願いしようと依頼を受ける様になる事うけ合いです。
ご興味が湧いたら是非試して見て下さい。
コメント