業務フローの構成要素たった5つを理解して使いこなす！あなたの仕事はマニュアル化できてますか？

仕事のやり方

「人に仕事を付けるのでは無く、仕事に人を付けるべし。」

 

職場でしばしば見かける事のある業務フロー。

あなたはその重要性に気付いているでしょうか？

 

例えば、とある職場でAさんしか処理できない仕事がありましたが急遽Aさんが所用で1ヶ月近く出勤出来無くなりました。

昔からある仕事であれば業務フローが整備されていて仕事の流れを確認出来るかもしれませんが、そのAさんの仕事は最近出来た新しい仕事であり、業務フローの整備がまだ整っていなかった事が原因でした。

結局、Aさんの抱えている仕事を処理する為に電話で処理方法を確認しましたが、あまりにも複雑過ぎて完了させる迄に大変な時間と労力を使う羽目になりました。

 

こう言った状況が発生したら対応する人や周りの人たちも大変なので、業務フローは常に適切に整備しておく必要があります。

 

この記事は以下の事について知りたい方へ向けて解説しています。

    • 業務効率化をしたい
    • なぜ業務フローが必要なのか
    • 業務フローの見方
    • 業務フローを書く時のポイント

そもそも業務フローとは

ある仕事を文字と記号に書き起こし、流れをビジュアルで理解できるようにした物です。

業務フローを作る事で仕事の全体像を把握する事が容易になります。

因みに、業務フローには下に記したような規格がありますが、この記事では日本で最も使われているJIS(日本産業規格)X0121情報処理用流れ図をベースに解説します。

（日本工業規格は令和元年から日本産業規格に名称が変わりました。）

 

    • JIS(日本産業規格)X0121情報処理用流れ図
    • DFD(データフロー図)
    • UMLアクティビティ図
    • BPMNビジネスプロセスモデリング表記法

 

 

業務フローの目的

まず業務フローを作成する目的として、どんな複雑な処理であっても仕事の流れを可視化して関係者で共有する事にあります。

 

「誰が」「どのタイミングで」「どの作業を」「どの場合に」処理するのかを簡潔に表現する事で「誰が処理しても同じ結果」に行き着くようにする事が出来ます。

また、現在の業務の流れをトレースしたフローを書くのか、それとも業務改善のため理想とするフローを書くのか、作成する目的を明確にしましょう。

 

 

業務フローの構成要素（記号など）と用途

JIS規格では定められている記号は用途に合わせて数十種類あります。

5つ位かなと思っていましたが意外と多いですよね〜。

 

しかし、その全てを駆使して完璧な業務フローを作成しても他の人が見た時に記号の意味が分からず混乱してしまいます。

従って、必要最低限の記号に絞って用いる事によりどんな難しい仕事でも中学生であろうと仕事の流れを理解する事が出来るようになります。

それでは必要最低限の記号とそのほかの構成要素を解説していきます。

 

“端子“は処理の始まりと終わり

業務の始まりと終わりを表す記号です。

よく有るのが何処から始まって何処で終わるのかわからない業務フローをよく見ますが、この記号を使っていない事が原因の一つとしてあります。

基本的な記号ですが、業務フローを作っている人間は仕事の内容を把握しているので他の人が見ても分かるだろうと安易に考えてしまいがちなので注意が必要です。

 

“処理“で様々な種類の仕事を表現

任意の処理機能を表す記号です。

仕事には「準備」「書類作成」「手作業入力」など、分類しようと思えばいくらでも細かく分類できます。

しかし、分類すればする程に使用する記号が増えてしまい見にくい業務フローになってしまいます。

なので、それらを“処理“記号に統一する事でより見やすくなりますし、JIS(日本産業規格)X0121情報処理用流れ図に対する知識が無い人であっても抵抗なく理解する事が出来るようになります。

 

“判断“で条件分岐を作る

一つの入口と幾つかの出口を設定し、それぞれの出口には条件を識別出来るような文言を記述します。

例えば、「AとBを比較」と判断記号内に記述し、A＞Bなら左側、A＜Bなら右側に処理を進めると言ったように使います。（下にサンプルあります↓）

 

“流れ“で次の処理を示す

始まりの端子から終わりの端子までをどの経路で進めて行けば良いかを“流れ“矢印で表現します。

 

“スイムレーン“で担当の領域を設定

スイムレーンと呼ばれる表の上部に担当部署や人を記入し、下部に先程解説した端子や処理などの記号を使ってフローを記述していきます。

処理を記載されたレーンの担当がその仕事を行う仕組みとなります。

誰が何をすれば良いのかが明確に表現されるので記述する際は担当を間違えないように注意しましょう。

 

 

わかりやすい業務フローを書くポイント

業務フローは流れが追いやすいことが重要です。

フローを開始する条件が複数ある場合は、それぞれ個別に分けて作成しましょう。

また、処理などに記載する文言は誤解を招かないように分かりやすく・簡潔に記述するよう意識する事で誰が処理しても同じ結果を出す事が出来ます。

これは業務フローを作る上で最大の利点と言えるでしょう。

 

 

実際に業務フローを作成する

業務フローを作成する手順は以下の順番で進めていく事が望ましいです。

 

    1. 担当部署・担当者を洗い出す。
    2. スイムレーン上部へ記載する。
    3. 作業（処理）を洗い出す。
    4. スイムレーン下部へ記載する。

 

スイムレーン上部への記載は、処理の流れを意識した順番に並べておくと下部のフローがシンプルに表現できます。

また、作業（処理）の洗い出しをせずにスイムレーンに記載すると後から作業（処理）の漏れが見つかって構成をやり直す事になるかも知れないので、戻り作業を避ける為にも洗い出し作業はしっかりと行いましょう。

 

参考として、簡単なサンプルを以下に載せておきます。

これは飲食店にお客様が来店してメニューを厨房へ通すまでの業務フローを記述しており、そのお店のスタッフが見る事を想定して作成しています。

作成時の参考としてご活用下さい。

 

 

 

まとめ

業務フローについて解説してきました。

会社内での事務処理などは特に誰がやっても同じ結果なる事を求められます。

そういった仕事には業務フローを事前に整備しておく事で業務をより効率化する事が出来ます。

 

まだ整備出来ていない仕事があれば早めに業務フローを作成してみましょう。

 

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