無駄な会議を無くして効率的に仕事をこなす方法

決められた時間内で会議がなかなか終わらない。

会議を開催したが具体的な事は何も決まらない。

会社に勤めていればこんな状況に遭遇することは多々あると思います。

ベテラン社員ならいくらでも出席してもらって構いませんが、若手・中堅社員はただでさえ実務が山積みですよね。

それに加えて会議用の資料を作成し、会議室と出席者のスケジュール調整などなどお膳立てをされされた挙句、資料をただ読み上げるだけで何も決まらず解散になるという悲しい会議を幾度も経験してきました。

こんな会議をいくら開いたところで生産性は上がらないし、社員のモチベーションも下がる一方です。

この記事では、無駄な会議をやめる又は改善させる方法を知りたい方を対象に、私の実体験をもとにご紹介していきます。

日本人は会議が大好き

日本人というか、ベテラン社員は兎に角会議が大好きです。

私が勤めている会社の某部門の部長さんは、毎日のようにメーカさんを取っ替え引っ替えして会議をしています。

そんなに話すことあるの？と疑問に思い同部門の同僚に話を聞いてみたら、

その部長さんは、会議をすると言うだけでコーヒーをタダで飲めるし、他の社員の目を気にせず会議室のフカフカなソファーでくつろげるので無駄に会議を開いているという話でした。

この話は極端ですが、普段周りから相手にされていなくても、会議をひらけば自分の話をちゃんと聞いてもらえるし大切に扱ってもらえるのであまり意味の無い会議が多く催されます。

そして、会議を開くと聞けば関係部門は当然呼ばれますが、関係あるかどうかもわからない人達までかき集めて大勢で開催する傾向もあります。

こちらは程んどの場合、大勢を集めればそれっぽい会議になると言うだけで特に意味はありません。

こうした会議にが頻繁に行われていては超多忙な若手・中堅社員は疲弊する一方なので、これからご紹介する方法で少しでも改善できる事があれば改善して行きましょう。

海外では会議をする事についてとても非生産的と認識しており、会議をなるべく減らす傾向にあります。

オフィスの会議室についても廃止したり立ったままミーティングができるテーブルだけのスペースに置き換えるスタイル等が増えてきているようです。

日本では会議室を今日から廃止しますと言った大変なことになる事は間違いないので出来ませんが、会議の質を上げることは今からでも努力次第で出来ます。

と言う事で、目指すべき会議のやり方の一例をご紹介していきます。

会議を開くときは何かしら問題を抱えていたり、いろんな人の意見を聞く必要のある場合がほとんどだと思います。

しかし、その事柄は皆の時間を奪ってまで開催する必要がある物なのでしょうか？

電話やメールで関係者に相談して解決出来る事ならなるべく会議は開催しないでおきましょう。

電話やメールでは難しそうな場合、議題内容を事前にまとめて関係者に配布しましょう。

と言うのも、会議が始まってから資料を読む時間がもったいないので内容を先に周知しておき、

会議が始まったらすぐに議論出来るようにすべきです。

間違っても会議の冒頭で、資料を読み上げるような事はしないように。

なるべく出席者を減らしましょう。

人が多く集まる会議というのは、「あなたもその場にいたでしょ。」と言って責任を他人に押し付ける事が出来るので、大人数になる傾向にありますが、大人数の会議で発言するのはほんの一握りの人間です。

「会議で発言しない者は必要無し」と有名な企業の社長さんが言っていたのを思い出しましたが、まさにその通り。

発言する人物というのは、大抵その部門の決裁権を持った人間だったりしますが、そう言った方をピンポイントで召集する様にしましょう。

「会議は踊る。されど進まず。」

1814年にウィーンで開かれた会議の様子を現した言葉はとても有名ですね。

脱線しましたが、元々何かしらの問題があって会議を開いたのに、いろいろ話しているうちにメインの内容から脱線していき、何も決まらず次の会議があるからとまた今度集まろう。と言ったような状況は経験ありませんか？

これは、会議の冒頭でゴールを明確にしていない為に起こりがちです。

会議が始まったら間髪入れずに、「この会議は、〇〇に付いて決定していきます。」と発言し、出席者にゴールを共有すれば解決できます。

会議の改善方法について私の経験を基にご紹介してきました。

ご自身が主催で会議をする際に少し気をつけるだけで、余計な会議をなくす事が出来たり時間を短縮する事が出来ます。

他人主催の会議でゴールを明確にする方法は難しいかも知れませんが、工夫次第で、出席者にゴールを共有する事は可能です。

ここでご紹介した方法を足掛かりに、ご自身でアレンジをして快適な会社生活を送りましょう。